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档案定义及价值

发布日期:2016-4-5 10:04:21 点击数:

    档案(Archives):国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是有史以来最早产生的文献之一,也是现代社会信息的重要门类。
    档案的外文词,欧美诸语言均源于希腊文αρχειον和拉丁文archivum,文字和发音都很相近。其原意为行政机关所在地,后指保存公务案卷或其他文件的处所,进而兼指保存在这些地方的档案。它是一个多义词,可解为档案库、档案室、档案馆、档案等等,因而使用时往往需要加以限定或说明。如俄文архив,在30年代多指档案馆,对档案则称архивныйматериал(档案材料);近年苏联国家标准文件规定以архивныйдокумент(档案文件)为特指档案的通用术语。在日文的一般词汇中无档案一词,常用ぶんしよ(文书)或こぅぶんしよ(公文书),日本国家档案馆称为こぅぶんしよかん(公文书馆);而在汉文日译时使用とぅぁん(档案)或とぅし(档子)。
    长期以来,国内外学者对档案定义有种种不同见解,在有关的法律、法规和标准文件中也有反映。从档案概念内涵的构成要素而论,基本上分为两种类型:①限制型。强调具有永久保存价值的,并保存在档案馆等特定场所的历史文件才是档案。如国际档案理事会主持编纂的《档案术语词典》(1984)将档案定义为“由形成者或其职能的继承者为自己利用,或由适当的档案馆因其档案价值,而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件”。②宽舒型。不限定永久保存价值和保存地点等因素,保存在任何地方的、具有一定保存价值的历史文件,均为档案。如《法兰西共和国档案法》(1979)规定:“任何自然人或法人,任何国家机关或组织,或任何私人机构或部门,在自身活动中产生或收到的文件整体,不管其形成日期、形式和制成材料,都是档案。”中国鉴于全国拥有各级各类档案馆和大量机关单位档案室组成的网络体系,并对档案实行集中统一分级管理的体制,因而规定无论保存在机关档案室或国家档案馆的,还是保存在个人手中的,需要短期、长期或永久保存的各种历史文件,都属于档案。
    从档案概念的属种关系而论,大致有3种主要模式的档案定义:①以“历史记录”或“原始记录”为属概念。如吴宝康主编的《档案学概论》的表述为“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录”。②以“文件”为属概念。如美国谢伦伯格,T.R.著《现代档案——原则与技术》(1956)的档案定义为“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用,业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”。③以“信息”或“信息资料”、“信息载体”为属概念。如认为档案是人类社会实践活动中直接形成的、贮存备查的有序的信息载体。以“文件”为属概念的档案定义在国际范围内比较通行,从“信息”角度研究档案定义的趋势近年来有所发展。1987年《中华人民共和国档案法》第二条规定:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这一条款并非一般的档案定义,而是明确国家管理档案的范围,限定于“对国家和社会有保存价值的”,但它揭示了档案的本质属性,具备档案定义的基本要素,富有档案定义的理论意义,因而在中国以此为基础进行表述的档案定义较为通用。
    价值:一般指档案对于人们和社会的意义与作用。从实质上说什么是档案的价值,长期以来各国档案界都有争议,代表性的观点主要有4 种:①档案价值即指档案的属性或使用价值,它只是客观存在的,与人们的需求无关。②档案价值是由人们的需求而决定的主观产物,没有也不可能有客观的价值标准。③档案价值是凝结在档案中的劳动,档案价值的大小决定于形成档案过程中所耗费的劳动量。④档案价值是主体和客体之间的关系范畴,即档案客体对人们主体需要的满足及其程度的表现形式。一般认为,档案价值是由档案本身的各种因素和社会对档案利用需求二者的结合所决定的。
    档案价值的结构。档案具有凭证价值和情报价值。档案是由作为办事工具的文件转化而来的历史陈迹,档案载体上又保有真切的原始标记,如当事人的手稿或签署,机关或个人的印信,有的则为原来形像和声音的照录。它客观地记录了当事人的思想和行为,以及既往的各种情况,成为查考、争辩和处理事务的真凭实据。同时,档案又记载了历史活动的事实和过程,以及经济、政治和科学文化活动等各方面的成果和经验教训。它作为信息的一种原始贮存形式,给人们提供大量的情报和知识。档案的凭证和情报价值,具体表现在以下几个主要方面:机关行政管理和业务工作的查考凭据;生产建设的参考依据;政治活动的必要手段;科学研究的可靠资料;文化教育的生动素材。
    实现档案价值的规律性。①档案价值扩展律。档案具有对形成机关的作用和对社会作用的双重性。档案形成之初的若干时间内,主要作为本单位工作和生产的必要条件而发挥作用,这被称为档案的第一价值。档案为其形成单位有效地发挥作用,成为各机关积累和保存档案的主要动力,从而又进一步促使档案第一价值的实现。档案保存到一定时限以后,它的作用就超出其形成机关,为社会上各种利用需要发挥作用则成为主要方面,这被称为档案的第二价值。它表现为档案作用的扩大,以及档案类型与其相应作用的变异性。如行政档案,既可用于行政工作的查考,也可作为人口学、经济史或某项科学技术研究的资料。②档案机密性递减律。档案具有一定的机密性,它随着时间和条件的转移而有所变化,有的若干年后仍须保密,有的则降低或失去机密性。从总体而言,档案机密性呈逐渐弱化的趋向,机密程度强弱与保存时间久暂成反比例的关系,是档案密级变化的一般规律性。③档案的科学文化作用递增律。档案的多种作用,有时也被归纳为政治作用和科学文化作用两个基本方面,即档案具有两种作用的双重性。随着历史的进程,档案在继续用于政治活动的同时,对发展经济、文化建设,繁荣科学技术方面的作用逐渐增多。
    档案价值的实现,档案作用发挥的程度如何,取决于一定的条件。一般说来,其基本条件有4个方面:①档案利用实践。 档案在日常存放的静态中,其价值处于潜在阶段,只有在人们利用的过程中才能表现出档案的价值,并校正和提高人们对档案价值的认识。②社会发展水平、社会制度和档案管理政策,对于档案利用的需要和可能提供利用的程度,有很大的制约作用。社会进步程度愈高,愈能为档案的开放利用提供更多的条件,充分实现档案的价值。③社会档案意识,特别是人们对档案的认识水平、重视程度和利用动机等因素,都影响档案发挥作用的状况。人们的档案意识越强,档案价值愈能实现得充分;档案价值的实现,又促进人们档案意识的加强。④档案管理水平是影响档案发挥作用的直接因素。改善档案管理制度,提高对档案的全面认识和科学管理水平,对于发挥档案的社会效益和经济效益具有重要作用。 

 
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