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关于进一步规范我校档案馆档案利用工作的通知

2011年11月01日 15:36  点击:

各单位:

为进一步规范我校档案馆档案利用工作,维护档案的完整与安全,更好地为学校各项工作服务,现对我校档案馆档案利用规定进行修订,并通知如下:

一、凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。

二、本校教职工持本人身份证、工作证,学生持本人身份证、学生证,外单位人员必须持单位介绍信及身份证,在表明利用档案的目的和范围并履行相关借阅利用手续后,可以利用档案馆的馆藏档案。

三、借阅利用档案的手续:

(一)本校教职工因工作需要利用档案的,需填写《档案利用审批表》,经相关部门领导审批同意后,由本人到档案馆进行利用。

查询、摘录、复制本部门形成的档案,须经所在部门主管领导审批;查询、摘录、复制其他部门形成的非保密档案,须经所在部门主管领导和档案形成部门领导的审批,如系非公开的保密档案,还需保密工作部门批准;涉及未公开的技术问题,应经档案形成部门或个人同意,必要时报请分管档案工作的校领导校长审查批准。

档案原则上不外借,确因特殊情况需将非保密档案借出者,须经借阅所在部门主管领导和档案形成部门领导的审批,并报经档案馆领导同意后,方可外借,并限期归还,不得损坏和遗失;非公开的保密档案不外借。

(二)校外单位利用档案时,须持单位介绍信,经档案形成部门及档案馆审批同意后,办理阅览利用手续,档案不借出,可以复制有关资料。

(三)港、澳、台同胞、海外侨胞要求利用档案,须经有关主管部门介绍;外国人要求利用档案的,须经外事部门介绍和校保密工作部门批准后方可利用。

四、外借的档案应在一周内归还,确需继续利用的,必须到档案馆办理续借手续,但外借总时间不得超过一个月。利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,以便存查。逾期不归还且未办理续借手续者,档案馆将通知借阅者所在部门,并对其建立个人信用档案。

五、档案利用者要爱护档案,要对档案的保密、安全、完整负责,不得随意增删、涂改、撕毁、转借、更不能丢失,如发现违规者,视情节轻重,给予批评教育、罚款。情节严重的,报学校按《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等规定严肃处理直至追究法律责任。

六、未经授权和主管机关批准,任何组织和个人都无权公布档案。

七、根据教育部《高等学校档案管理办法》和《江苏省高等学校服务性收费和代收费管理暂行办法》文件精神,利用档案用于个人或者商业目的的,按照有关规定合理收取费用,用于部门工作的,收取适当的工本费。

八、档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

九、本通知自下发之日起执行。


档案馆

2011111




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