各学院:
为加强我校学生档案管理,实现学生档案管理的规范化、制度化、科学化,学校经过周密的调研、准备,出台了《南京信息工程大学学生档案管理办法》。根据这一管理办法的规定,学生档案由学校档案馆实施归口统一管理。
为有序推进学生档案移交工作,现就有关事项安排如下:
一、移交范围
此次移交档案的范围为在校全日制普通本科生档案和所有已毕业学生中目前尚未寄走的档案。
二、学生档案内容
根据《南京信息工程大学学生档案管理办法》的规定,在校学生档案的内容包括:
(一)本科生新生档案归档材料主要包括:高中毕业生登记表、学籍卡、体检表、高考报名登记表、志愿卡、党团材料、录取专业表等。
(二)本科毕业生档案归档材料主要包括:大学生登记表、体检表、成绩单、学生综合素质测评表、学籍卡、毕业生登记表、学士学位申请表、党团材料、毕业生报到证(白联)、奖惩材料(学生先进个人审批表、各类奖学金审批表、学生处分材料等)及相关资格申请表等。
根据这一规定,此次移交的学生档案应包括新生入学档案以及在校学习期间产生的全部档案。请各学院对照上述内容以及其它具有存档价值的档案材料,对每一个学生的档案进行认真的整理、归档。
三、移交时间安排
根据各学院学生数(参考奥蓝系统中学生人数,以实际人数为准),现将各学院学生档案移交的时间作以下安排:
单 位 |
人数 |
移交时间 |
大气科学学院 |
1832 |
2012/11/5、6 |
应用气象学院 |
513 |
2012/11/7 |
遥感学院 |
697 |
2012/11/8 |
大气物理学院 |
802 |
2012/11/9 |
水文气象学院 |
80 |
2012/11/12 |
海洋科学学院 |
142 |
2012/11/12 |
传媒与艺术学院 |
513 |
2012/11/12 |
信息与控制学院 |
1275 |
2012/11/13、14 |
电子与信息工程学院 |
1254 |
2012/11/15、16 |
环境科学与工程学院 |
1097 |
2012/11/19、20 |
计算机与软件学院 |
1317 |
2012/11/21、22 |
物理与光电工程学院 |
668 |
2012/11/23 |
公共管理学院 |
618 |
2012/11/26 |
数学与统计学院 |
818 |
2012/11/27 |
语言文化学院 |
1061 |
2012/11/28 |
经济管理学院 |
2811 |
2012/11/29、30 |
四、移交要求
(一)高度重视,明确分工。各学院要高度重视做好此次学生档案移交工作,各学院分管学生工作的负责人是学生档案移交的主要责任人,负责本院学生档案移交工作总体安排与协调。要指定专人负责,明确分工,落实责任,确保学生档案的移交平稳、有序、安全、规范,确保所有学生的档案都能按时、完整地移交到档案馆保存,坚决杜绝少移交、错移交等现象。
(二)提前准备,按时移交。各学院要提前对需移交的学生档案进行全面的检查、梳理,将尚未归档的材料按照规范要求装入学生档案,并按照学生年级、专业、班级分类排序、整理,在规定的时间移交至档案馆。在正式移交之前,请与档案馆负责人员联系好移交的具体时间和具体地点。正式移交的过程中,要与档案馆负责老师共同做好档案交接的各项手续,确保不出现差错。
(三)加强管理,规范运转。此次档案移交工作完成后,各学院要严格按照《南京信息工程大学学生档案管理办法》的规定,切实加强对学生在校期间所产生档案的收集、管理,并根据学校档案馆的工作安排,切实做好每年新生档案及毕业生档案的移交工作,确保学生档案管理、运转规范、有序。
(四)请各学院于10月19日下班前将档案移交负责人姓名及联系电话报档案馆。移交时请按一式两份填写好《学生档案移交汇总表》和《学生档案移交明细》(表格见附件),一份学院留底,另一份移交档案馆,并将相应表格的同格式电子版发至档案馆联系人邮箱。
五、档案馆联系信息
联系人:王蕾
联系电话:58731219,8219,18951893898
电子信箱:001317@nuist.edu.cn
南京信息工程大学学生档案管理办法.doc
档案移交汇总表格.xls
各学院学生档案移交负责人.xls
档案馆
2012年10月11日