苏教办〔2008〕44号

各市教育局、档案局，各高等院校：

《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）已由教育部和国家档案局联合签署，以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《办法》的发布实施，是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快发展做出的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作管理内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。现将《办法》转发给你们，并结合我省实际，提出如下实施意见，请一并认真贯彻执行。

一、充分认识做好高校档案工作的责任感和紧迫感。进入新世纪以来，我省高校档案工作取得了长足进步，呈现出良好的发展态势。全省高校档案部门牢牢把握档案工作的政治方向和服务方向，不断创新档案服务机制，拓宽档案工作服务领域，档案基础设施建设取得积极进展，档案信息化建设开始启动实施，档案工作取得显著成绩。同时也应该看到，我省高校档案工作也存在一些薄弱环节，突出表现在各高校档案资源建设和档案管理服务工作还很不平衡，部分高校的档案馆基础力量相当薄弱，基础设施建设亟待加强。这些问题必须引起高度重视，并切实加以研究解决。各高等院校要充分认识到做好新时期高校档案工作，是学校的一项重要基础性工作，是学校精神文明建设的迫切需要，是学校坚持科学发展观的内在要求，进一步明确做好高校档案工作的重要意义，不断增强责任感和紧迫感，以与时俱进、开拓创新的精神，扎实推进新时期高校档案工作的科学发展，全面提升高校档案工作的服务能力和水平，开创我省高校档案工作管理、服务和建设的新局面。

二、认真做好《办法》的学习宣传工作。《办法》从高校档案工作实际出发，对高校档案机构的设置与人员配备、管理职责、档案的利用与公布、条件保障等作出了全面明确的规定和要求，具有很强的理论指导意义和实践操作性。各高校特别是档案部门和档案工作者，要采取宣讲培训、集中学习、举办档案展览、建设档案网站等形式，认真组织学习，深刻领会《办法》的内涵和精神实质，充分认识《办法》的实施对推进高校规范化管理和科学发展的重要意义。要积极组织学校各级领导和各部门负责同志学习《办法》，加强档案宣传工作，全面提升档案意识，扩大档案工作影响，促使学校和社会各方面关心、重视和支持档案工作，增强做好档案管理工作的现实责任感和历史使命感，推动高校档案管理工作从传统型向现代化方式转变。

三、进一步加强高校档案资源建设。高校档案是高校各项活动真实的历史记录，是高校宝贵的精神财富，具有其他任何文献都无法取代的凭证、参考和宣传、教育作用。资源建设是高校档案管理的重要基础性工作。高校档案资源十分丰富，文件材料的归档范围就涉及党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等11个大类。各高校要设法将各种类型、各种载体（包括纸质、电子、照片、胶片、录像、录音带等形式）有归档保存价值的材料及时认真细致地收集、整理、归档，并采取有力控制措施，确保档案材料归档齐全、完整、准确、系统。要将文件材料收集归档工作纳入各部门、各单位工作计划，纳入有关人员的职责范围，纳入有关评估指标，将业务工作与归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收，以逐步建立档案门类齐全、馆藏丰富、管理科学的馆藏体系。各高校要按照《办法》的要求，进一步修订和完善档案管理制度，并根据《高校档案实体分类法》和国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合实际做好各类文件材料归档范围和保管期限的修订工作。

四、积极推进高校档案信息化建设。《办法》指出，高校档案机构要“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，并强调指出“高等学校应当对纸质档案材料与电子档案材料同步归档”这为高校档案工作适应知识经济和电子信息技术迅速发展的新形势，提高服务水平提供了有力保障。各高校要把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与高校办公自动化同步发展，从人力、物力、财力上给予大力支持。高校档案部门要认真贯彻执行《全国档案信息化建设实施纲要》，把档案信息化建设作为档案业务基础建设工作抓紧抓好。要按照国家有关电子文件归档与管理规范要求，制定适合本校的电子文件归档、管理办法和归档范围，及时做好各部门、各单位在办公自动化过程中形成的电子文件归档与管理工作。要创造条件努力做好馆藏档案数字化、信息化及档案网站建设，以满足广大师生通过网络快速获取信息、利用档案的需求。要处理好现代化管理与常规管理的关系，做好不同载体档案的规范化、标准化建设，积极为学校中心工作提供优质服务。

五、切实加强对高校档案工作的组织领导。档案工作是高校全局工作的重要组成部份，是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作，在高校人才培养、知识贡献和传承文明等方面发挥着不可替代的作用。各高校一定要高度重视，加强组织领导，为高校档案工作的发展提供良好的条件保障。一是要加强组织领导和机构设置。各高校都要按照《办法》的规定，把学校档案工作纳入学校整体发展规划，实行高校校长领导档案工作，并明确分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。要建立健全与学校办学规模相适应的高校档案机构，凡建校历史在50年以上，或全日制在校生规模在1万人以上，或已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上的高校，应当设立档案馆，同时要落实与档案机构相适应的人员编制、档案库房。未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。二是要加大对档案工作的投入。各高校要将档案工作所需经费列入学校预算，以保证档案工作的需求。要设立专项经费，配置档案现代化管理、档案数字化、信息化所需设备，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。三是要加强档案人才队伍建设。要严把入口关，真正将政治素质好、适应档案管理现代化、信息化要求的专业人才选配到档案岗位上来。要为档案工作人员尽可能多地创造学习培训交流机会，支持他们进修学习档案业务知识、相关科学文化知识，掌握档案信息化、现代化管理技能。要不断提高档案工作人员的待遇，关心他们的生活，努力为他们解决后顾之忧。对专职从事档案工作人员，要实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。对长期从事有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效措施防止中毒事故的发生，并要按照有关规定予以补助。

各高等院校要以学习贯彻实施《办法》为契机，抓住有利时机，落实有效措施，努力将我省高校档案工作水平提高到一个新阶段，全面提升高校档案服务学校和社会的能力和水平。

江苏省教育厅 江苏省档案局

二○○八年十二月二十六日