各单位：

我校50周年校庆活动已基本结束，各部门围绕校庆开展了一系列具有特色的庆典、学术交流等活动，由此产生了大量的反映学校发展的文字材料和珍贵的声像材料，这些材料凝聚着全校师生员工的智慧和心血，这对传承学校历史和今后学校建设与发展有着重要的参考利用价值，是学校宝贵的历史财富，应当永久保存。

为保留相关历史资料，做好校庆相关资料的归档工作，请各单位高度重视，认真做好校庆资料的收集、整理工作。现将有关事项通知如下：

一、基本原则

本着对学校历史和未来负责的精神，收集工作坚持真实性、原始性、规范性的原则，对学校有保存价值的各种载体形式的材料做到收集齐全完整，校庆活动结束后统一存放到校综合档案室集中保存，以备日后查考利用。

二、归档职责

1．校综合档案室负责校庆档案的收集归档工作的业务指导，并接收各归档部门档案的移交；

2．各校庆工作专门机构、专门小组的牵头单位、机关部处、各院系是校庆档案收集归档工作的责任单位，其分管档案工作的领导是收集归档工作的责任人，兼职档案员具体负责校庆档案的收集归档工作。

三、归档范围

凡是在校庆工作中（筹备和庆典阶段）产生的，有保存利用价值的各种形式的文字、图表、实物、声像等材料都应当归档保存。下面所列的归档范围仅作为参考。

1、关于开展校庆活动的决定、通知及庆典方案、公告等文件材料

2、学校及学院校庆活动指南、日程安排、校庆简报

3、邀请函、感谢信等样本（实物）

4、各项活动的会议议程、主持辞、各级领导和代表讲话稿

5、贺电、贺信、题词等

6、校友录、嘉宾名册及签名簿

7、校友会相关资料

8、学校及学院庆祝活动的宣传报道、画册、邮票、宣传片、宣传展览资料等

9、学校及学院庆祝活动标志、纪念章、纪念物样品（实物）

10、学校及学院反映校庆活动的照片、录音、录像（包括庆祝大会、文艺晚会、学术会议等）

11、捐赠的礼金、礼品清单，捐赠的礼物（实物）等

12、学校及学院为校庆编辑出版的出版物如校史、书刊、杂志等

13、各专门工作组及学院执行校庆活动方案的工作安排

14、为校庆组织的有关论坛、报告、知识问答等庆典活动材料

15、各新闻媒体对我校校庆活动的宣传报道材料

16、其它有归档价值的材料

四、时间要求

以上资料请于2010年5月28日前移交校综合档案室。联系电话：58731208，联系人：李淑君。

校长办公室

2010年5月18日