南京信息工程大学档案馆的前身是南京气象学院综合档案室。1980年3月,学校为了加强文书档案管理工作,成立了档案室,隶属院长办公室。1982年11月,将原属教务处科研科管理的科技档案划归档案室管理。1986年1月,为适应学校教育事业的发展,在原有档案室基础上成立了综合档案室。2010年9月21日,校综合档案室升格为档案馆(副处级建制,挂靠校长办公室)。2010年11月16日,档案馆升格为正处级单位,独立运行,档案事业经费专款专用,2022年10月12日,档案馆挂靠图书馆。2014年12月31日,档案馆获评省三星级档案馆,2015年12月25日,校档案馆获评江苏省高校档案工作先进集体,2022年10月,档案馆获评2018-2022年江苏省高校档案馆先进集体,王蕾获评江苏省高校档案馆优秀馆员。
档案馆现有专职档案工作者11人,其中具有高级职称6人,中级职称5人。学校档案工作实行部门归档制度,负责全校党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、产品生产类、基本基建类、仪器设备类、出版物类、外事类、财会类等十一大类档案的管理工作。
学校档案管理规章制度齐全,主要有《南京信息工程大学档案实体分类法》、《南京信息工程大学档案工作规范》、《南京信息工程大学归档文件整理规则》、《南京信息工程大学电子文件归档管理办法(试行)》、《南京信息工程大学学生档案管理办法》、《档案室岗位责任制度》、《档案借阅利用制度》、《档案库房管理制度》、《档案安全保密制度》、《档案统计制度》、《档案销毁鉴定制度》等等,确保档案工作有章可循,依法治档。
档案馆重视馆藏档案的开发利用工作,紧紧围绕学校工作重点,积极为教学、科研及党政管理工作服务,为学校省委巡视、双一流建设、学位点申报、党建评估以及校史、年鉴编撰等提供数据、图片和文件档案,为校友出具学历、成绩证明提供凭证和依据。
档案馆本着“热情服务、微笑服务、主动服务、规范服务、文明服务”的理念,紧紧围绕学校的中心工作,强化主动服务意识,创新思想、扎实工作,积极推进档案信息化建设,为学校“一流特色研究型大学”的战略目标做出应有的贡献。