由于档案内容的复杂性和档案形体的复杂多样性，档案的种类也是多种多样的。从不同的认识角度可以将档案划分成诸多不同的类别。

(1)从社会活动的“公”“私”属性角度，可将档案划分为公务档案和私人档案两大类。公务档案是指社会组织在其公务活动中形成的档案；私人档案是指社会公民在其私人生活及其以个人名义所从事的社会活动中形成的档案。公务档案是档案的主体部分。一般所说的档案，大都指公务档案。

（2)从档案所产生的大的社会活动领域及档案所起作用的领域角度。可将档案划分为行政管理档案、科学技术档案、文学艺术档案等几大类。

(3)从社会活动中现实存在的行业及职业角度，可将档案划分为政府机关档案、企业档案、事业单位档案、社会团体档案等几大类。?

（4)从档案的载体形态角度，可将档案划分为甲骨档案；金石档案、泥板档案、简牍(竹木)档案、缣帛档案、纸质档案，胶片(照片)档案、磁带档案，光盘档案等。换一个角度说，又可分为文字档案、声音(录音)档案、影像图像(照片)档案、图形档案等等。

以上对档案种类的划分，主要是从档案性质特征相同或相异的角度，采用较严格的逻辑分类方法产生的。

此外，人们还从综合性、现实性角度出发，根据档案在社会现实生活中所起作用的大小，对社会生活影响力的大小，以及档案在社会生活中现实存在的状况等因素，对档案种类进行综合性的区分。现在已被人们所认可的划分方法及其现实种类(非严格逻辑种类)主要有：

（1)将档案划分为文书档案(实质上主要指行政管理档案)，科技档案两大类、其余则归结为“专门档案”。科技档案和“专门档案”实质上主要是指在各专业性较强的社会行业中所形成的“业务性档案”。其具体类别除科技档案外。还有很多。如人事档案，会计档案、诉讼档案，城建档案、病历档案、教学档案。外交档案、商标档案、统计档案、审计档案、地名档案、家谱档案、房地产档案、照片档案、声像档案、影片档案、艺术档案、书稿档案，等等。社会对档案的管理主要是建立在这些现实种类的基础上。

(2)主要从时间角度并考虑政治因素，一是将档案分为现行档案和历史档案两大类。对这两种档案人们有不同看法。一种看法是现行档案是指中华人民共和国建国后的档案，历史档案指建国前的档案，一种看法是现行档案主要指存于档案室，产生时间不太久且对现时工作仍起较大作用的档案，历史档案指已进入档案馆，产生时间较长，对现时工作作用已较小，而主要对历史研究等文化领域起作用的档案、二是将档案分为中华人民共和国档案和革命历史档案、旧政权档案三大类。这两种分法对实际的档案管理工作具有重大的指导意义。

档案的形成过程：档案是在社会实践活动中形成的。其形成情况虽然复杂多样，但依然有一个大致相同的形成过程。这一过程大致呈现为“现时工作的交流工具(文书)——现时工作的凭证参考(现行档案)——历史的记录(历史档案)”三部曲。这是一个客观的自然发展过程。

(1)文书阶段。档案大多由文书转化而来，从实体形态上看，档案与文书往往是一回事。所以档案在产生时，一般是作为文书被人们制作出来并作为文书来使用的。其作用主要是传达意志意见、记录事实、进行信息交流。这一阶段可看作档案的“前期”阶段。

(2)现行档案阶段或档案室阶段。当文书在现时工作中的处理程序完毕时，人们就将那些对日后工作具有查考作用的文书保存起来，这些文书由此进入其产生单位的档案室，成为档案。这时的档案主要还是对本单位的工作起作用。因此被称为现行档案。对档案室中的现行档案人们有不同认识，西方一些国家不将其看作是真正意义上的档案，而将其称为“休眠期文件”。

(3)历史档案或档案馆阶段。当档案室中的现行档案随着时间的推移，对现时工作的查考作用越来越小，而对于人们研究以往历史的作用越来越大时，档案就由档案室移交进档案馆，成为历史档案，开始主要对社会的历史文化活动起作用。因此人们往往把存于档案馆中的，产生时间比较长久的档案看作是纯粹意义上的档案，并将其作为一种宝贵的历史文化财富来看待。