第一节 编制概况

一、根据教育部教办〔1993〕429号文《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的精神，为适应学校档案工作日益发展的需要，实现学校档案实体分类、编号，排架、检索的标准化和规范化，达到加强学校档案和档案工作的科学管理，促进档案业务建设的深化，充分发挥学校档案的作用，更好地为我校教育事业的改革与发展和社会主义建设服务。

二、档案工作是党性、政治性很强的工作，必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据，从实际出发，突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求准确系统反映学校职能活动的新情况、新特点。

三、采用“高等学校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照学校档案形成的领域范畴，以同一活动领域的档案工作为一个整体，把同一门类档案的管理性和业务材料集中在一起，确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

l、DQ党群

主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2、XZ行政

主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校有关人事管理、行政管理的材料。

3、XS 学生

主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中、本科生、研究生阶段形成的档案文件材料。

4、JX教学

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

5、KY科学研究

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

6、JJ基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

7、SB仪器设备

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

8、CP产品生产

主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

9、CB出版

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

10、WS外事

主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

11、CK财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

四、档号的编制

l、档号是存取档案的代号，排架的依据，反映学校档案的分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求；档案部门内的档号不得重复；并且档号应方便插卷，有充分扩展的余地，能适应计算机管理的需要。

2、档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号四位阿拉伯数字组成。分类号是档案的主体，由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成，少数扩展到三级类目。案卷号同样有特定的含义，它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码，由于案卷数量不多，案卷号不限级数。

3、档号的模式。本法规定为：年度号＋分类号＋案卷号

4、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间用连接符号“－”连结。例如，2012年学籍管理的第23卷的档案，可标为：2012－JX14－23。

5、从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。

本法规定的档号模式属分段开放型编号方法，根据案卷数量，自身的条件，既可按一级类目——年代纵向排列，也可按年度——一级类目横向排列。

第二节 主表

一、DQ党群

11、党务综合（包含党总支、直属党支部综合材料）

12、纪检

13、组织（包含党校材料）

14、宣传教育

15、统战（包含民主党派材料）

16、工会（包含妇女工作材料）

17、团委（包含学生社团材料）

二、XZ行政

11、综合（包含教代会和校、院、处、所等单位的综合材料）

12、人事（包含师资培养材料）

13、监察、审计

14、武装、保卫

15、总务、后勤

16、图书、档案

三、XS学生

11、综合（主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中、本科生、研究生阶段形成的档案文件材料）

四、JX 教学工作

11、综合（包含学生运动会、教学评估、优秀教学评奖等材料。）

12、学科与实验室建设

13、招生

14、学籍管理（包含学生奖惩材料）

15、课堂教学与教学实践

16、学位

17、毕业生

18、教材

五、KY科学研究

11、综合（包括科研经费管理，学术活动材料）

12、项目

六、JJ 基本建设

11、综合

12、单项工程

七、SB 仪器设备

11、综合

12、仪器设备种类

八、CP 产品生产

11、综合

12、项目

九、CB 出版

11、综合

12、报纸

13、刊物（南京信息工程大学学报）

14、刊物（大气科学学报）

15、刊物（阅江学刊）

16、刊物（气象教育与科技）

十、WS 外事

11、综合

12、出国（境）

13、来校

14、国际合作与国际会议、国际培训班

15、外国留学生工作

十一、CK 财会

11、综合

12、会计报表

13、会计账簿

14、会计凭证

15、工资清册（包含奖学金、助学金）

十二、SX 声像

11、综合

12、照片

13录音带

14录像带

15幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18缩微胶片

19光盘

十二、QT 其他

11、名人全宗

12、职称评审

13、荣誉材料（奖状、证书、聘书等）