第一条 为加强我校学生档案管理工作，实现学生档案管理的规范化、制度化、科学化，确保学生档案的安全，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，根据《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》，结合我校实际工作情况，制定本规定。
第二条 学生档案是学生在校期间形成的有保存价值的文字资料，是全面考察了解学生在校表现的可靠的依据。
第三条 本办法适用于我校普通本科生、研究生的学生档案管理。
第四条 学校党政管理部门负责对学生档案的宏观管理组织协调，由档案馆进行业务管理与指导，协同学生工作处、教务处、研究生院及各学院共同做好学生档案管理工作。
（一）档案馆成立专门的学生档案管理机构，负责学生人事档案实体的保管、利用和派遣。
（二）学院学生部门负责学生档案收集、整理及交接工作。
（三）学生工作处、教务处、研究生院等有关单位应及时向档案馆提供本科生新生花名册、研究生新生花名册、毕业生派遣名单、学籍异动表等纸质和电子材料。
第五条 学生工作处、教务处、研究生院、各学院应明确职责，将学生档案管理工作纳入本单位学生管理制度中去。各学院应明确分管学生工作的领导负责学生档案工作，并配备专门的学生管理工作人员，负责学生档案材料的收集、整理、归档和移交等工作。
（一）本科生新生档案归档材料主要包括：高中毕业生登记表、学籍卡、体检表、高考报名登记表、志愿卡、党团材料、录取专业表等。
（二）本科毕业生档案归档材料主要包括：大学生登记表、体检表、成绩单、学生综合素质测评表、学籍卡、毕业生登记表、学士学位申请表、党团材料、毕业生报到证（白联）、奖惩材料（学生先进个人审批表、各类奖学金审批表、学生处分材料等）及相关资格申请表等。
（三）硕士毕业生档案归档材料主要包括：硕士研究生录取登记表、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予硕士学位决定、硕士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等。
（四）博士毕业生档案归档材料主要包括：报考攻读博士学位研究生登记表、专家推荐书、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予博士学位决定、博士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等。
第七条 新生入学后，由学院负责学生档案的收集、整理和移交工作。研究生院、学工处分别负责制定研究生、本科生新生入学前学生档案的内容，档案馆根据内容制作档案袋提供给各学院。学院学生档案工作人员应于学生入学后当年11月30日之前将学生档案收齐并完成移交工作。档案材料不齐全时，学院学生档案工作人员应及时告知学生本人，尽快把所缺材料补齐。学生档案移交时，所在学院学生管理工作人员将学生档案装入档案馆提供的新生档案袋内封印，做到一人一袋，按专业、班级、学号进行排序，认真填写档案材料交接单，注明学生档案中缺少的内容，按规定办理移交手续。交接单一式两份，交接双方各存一份备查。
第八条 学生档案移交到档案馆后至学生毕业前学生档案发回学院期间，由各学院按研究生院、学工处分别规定的研究生、本科生档案内容清单负责收集、保管学生日常管理工作中形成的学生档案。
第九条 档案馆应根据实际情况，建立学生档案管理制度，指定专人负责学生档案的管理工作。严格执行安全和保密制度，严防档案的毁损、失散和泄密，同时做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。
第十条 因工作需要，经学院领导批准，组织部门或用人单位工作人员、学生辅导员和班主任可以查阅学生档案，但一律不得借出。查阅学生档案时，由相应单位出示书面申请，履行登记手续，登记后在档案室查阅。学生不得查阅本人或他人档案。
第十一条 查阅学生档案时，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料，不得擅自摘抄、复制学生档案材料，确因本人或工作需要的，需经学院及相关职能部门领导批准，方可摘抄、复印。借阅者要严守机密，妥善保管，保持档案的整洁、完整。
第十二条 学生档案原则上不得外借，如必须借出使用时，要由借阅单位和上级职能部门出示书面借阅理由，由主管领导审批，严格履行登记手续，限期归还。借阅档案单位或部门对借出的档案要严格管理，不得擅自转借他人。
第十三条 学生毕业前（一般在5月份），档案馆将各学院应届毕业生档案发回学生所在学院。各学院将符合毕业条件学生的所有材料，装入档案袋；在传递档案袋上填写学生姓名、学号及毕业生就业指导服务中心提供的派遣地址等信息，密封后于毕业当年6月30日前后统一移交档案馆学生档案室。学院学生档案工作人员负责已密封档案的正确性和完整性，不得擅自变动存档文件，并对缺档、销档产生的后果承担责任。档案交接过程中，根据工作规范列出交接清单，办理交接手续。对不能统一寄出的学生档案，由学院提供学生档案去向、学工处汇总审核后按两周一次向档案馆提供需寄出的学生档案的详细寄出方向，以便档案馆能尽早寄发学生档案。
第十四条 学生档案应由档案馆通过机要转递，也可由接收单位派专人领取。特殊情况需要自带的，原则上应由学生本人到档案馆办理自带手续，在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的，由学生本人承担责任。
第十五条 通过机要转递的学生档案，应根据机要局的要求填写《机要文件交寄单》；通过其他方式转出的学生档案，要认真填写《档案转递单》，逾期一个月未收到回执的，档案馆要及时催问，以防丢失。
第十六条 休学学生的档案转至休学后所属年级管理；开除学籍、退学、出国未归学生（取消学籍）等各类遗留学生档案材料暂存档案馆，根据《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题意见的通知》和《关于切实做好普通高等学校毕业生就业工作的通知》文件的规定保留2年，特殊情况的可适当延长期限。学生档案超过保留期限的可将其档案退回其家庭户籍所在地人事主管部门。
第十七条 因保管、转移不当造成档案材料遗失、损坏的，或离岗时不办理档案材料移交手续的，追究工作事故责任，依照学校有关规定进行处理；情节严重的，由学校纪检监察部门给予党纪政纪处分；构成犯罪的，移交司法机关依法处理。